Salesforceレポート内でレコードをグルーピングしよう「バケット列」

Salesforceでレポートを作成しているとき、選択項目の値を少しだけ変えたい！複数の値をまとめたい！と思ったことはありませんか？
そんな時に活躍する機能が、レポートの「バケット列を追加」機能です。
今回は、バケット列の使い方と、ちょっとした小技をご紹介します。

　

－目次－

1. バケット列とは
2. 設定方法
3. ちょっとした小技
4. 考慮事項
5. まとめ

バケット列とは

バケット列とは、数式やカスタム項目を作成せずに、レポート内に表示されたレコードをすばやくグループ化できる機能です。

使用可能なデータ型

バケット列に使用できるデータ型は、数値・選択リスト・テキストです。

使用用途

作成したバケット列は、レポート内の他の列と同様に以下の用途で使用できます。

• 並び替え
• 絞り込み
• グループ化

設定方法

今回は「商談を進行中とクローズに分類する」という目的をバケット列を用いて実現します。

1. 商談レポートを作成する

商談レコードが表示されるレポートを作成します。

2. アウトラインタブから「バケット列を追加」をクリック

レポート作成画面左に置かれているメニュー上部の「アウトライン」を選択して、「▼」を開き「バケット列を追加」を選択します。

3. バケット列で使用する項目とバケット名を入力

項目では、バケットで使用できるデータ型のものが選択できます。
バケット名は設定したものがレポート上での列の名前になるので、分かりやすい名前を設定します。

4. 値を選択してバケットを追加する

同じグループ内に入れたい値を選択して、「移動先▼」から「新しいバケット」をクリックします。
すると、左側の「すべての値」の下にバケット名を記入する項目が表示されるので入力します。

　

今回は「進行中」と入力しました。
入力後、空いたスペースをクリックすると下の画像のようにバケット列が作成されます。
※まだ「適用」はクリックしません

　

すべての値をバケットに含めたら、右下の「適用」をクリックします。

　

レポート作成画面の列項目に追加されました。

　

5. バケット列を使用する

作成したバケットは並び替え、絞り込み、グルーピングに使用できます。

① 並び替え

列名をクリックしたら降順・昇順で並べ替えできます。

② 絞り込み

検索条件にも作成したバケット列が表示されます。

③ グルーピング

行でも列でもグルーピングが可能です。

ちょっとした小技

バケット列は項目の複製にも使えます。
例えば、マトリックス（行と列両方でグルーピングした表）でグルーピングに使用した項目の値を詳細にも表示したい時に活躍します。

例）行のグルーピングで使用した取引先名を詳細にも表示したい

設定方法

値を選択せずにバケット列を作成します。

合計を選択したら表示されないはずの取引先名が表示されます。

考慮事項

バケット列の作成には以下の制限があります。

・レポートごとに許可されるバケット項目の合計 : 5
・バケット項目ごとに許可される「バケット」の合計 : 20
・「バケット」ごとに許可される値の合計 : 20 (バケット項目の設定で許可される「その他」の利用を含まない)
・バケット項目ごとに許可される値の合計 : 42-45 値

まとめ

いかがでしたでしょうか。
バケット列は基本的な機能なので、使いこなせればレポート活用の幅が広がること間違いなしです。

参考：Salesforceヘルプ：バケット列によるデータの分類

Salesforceの活用でお困り事がある方は、SurpassのSalesforceチームがご支援いたしますので、お気軽にご相談ください！

　

　

「教えて！エイベリー！」とは？？