Salesforce Experience CloudでChatterを使用するときのポイント

今回はコミュニケーションをとる場所としても重要なExperience CloudでChatterを使用するときのポイントをまとめました。

Salesforce専用のチャットツールであるChatterを使用すればサイトユーザーとのコミュニケーション情報が全て集約されるのでとても便利です。

一方でいざ設定していくと、意外と気が付かないポイントが多数あり・・・

Experience CloudでChatter使用を断念したことがある方、これから設定を行う方は必見です！

目次

1. 意外と知らないChatterメンションの仕組み
2. 実際に行った設定方法
3. 最後に

１．意外と知らないChatterメンションの仕組み

Chatter機能を外部ユーザーが使用する上で確認するべきポイントは以下の2つです。

①メンションしたいレコードのアクセス権があること

こちらはSalesforceでもよくある事象なのでご存じの方も多いのではないでしょうか？
例えば商談に関するメッセージを送りたいときはメンションしたい対象の商談にアクセスできる必要があります。

②メンションしたいユーザーレコードのアクセス権があること

また、ユーザーをメンションするためにはメンションしたいユーザー名のレコードにもアクセス権が必要です。
例えば内部ユーザーのAさんに外部ユーザーのBさんがメンションをしてメッセージを送りたいときにはSalesforce上でユーザー登録がされているAさんのレコードにBさんがアクセスできる必要があります。

「@」を押したときに出るサジェスト画面は、実はユーザーオブジェクトに登録されている名前が表示されているということです。
普段社内のユーザーとのやり取りがメインだとあまり意識することがないので、非常に大きなポイントになります。

２．実際に行った設定方法

今回はパートナー向けのExperience Cloudサイトを使用する際のケースとして設定をしました。

代理店営業自身が自社の営業担当＋代理店契約を結んでいる先の営業とChatterメンションで商談状況の確認や見積のやり取りを行いたい！という場合に参考になる設定です。

見る場所は細かいですが、設定自体は4ステップですぐ完了しますのでぜひ記事を見ながら行ってみてください。

1. 組織の共有設定：外部ユーザのユーザーオブジェクトアクセス権限を非公開にする

【手順】設定＞共有設定＞デフォルトの外部アクセス権でユーザーオブジェクトを非公開にする

2. ユーザーオブジェクトに共有ルールを作成して保存する

【設定内容】
ルールタイプ：グループメンバーシップに基づく
次のメンバーであるユーザー：公開グループ　すべての内部ユーザー
共有先：公開グループ　すべてのパートナーユーザー
ユーザーのアクセス権：任意

3. 共有セットを設定　自分と同じ取引先に所属しているユーザ情報を参照・公開可能にして保存する

【設定内容】
次の条件でアクセスを許可：ユーザ　Account
一致：ターゲットユーザ　Account　アクセス権　参照・更新

4. メンションさせたい対象ユーザのプロファイルまたは権限セットをワークスペース＞管理＞メンバーよりサイトメンバーに追加

設定に関しては以上になります。

ー本設定の注意点ー

⚠内部ユーザには全員メンションできるので、権限セット等で追加するサイトメンバーを制御しないと自社Salesforceユーザ全員の名前が公開されます

⚠内部からChatterを送信するときは都度投稿の閲覧権を切り替えて送らないと届きません

⚠パートナーユーザへのメンション通知はワークスペースからサイトの状況を公開にしないと届きません

３．最後に

最後までご覧いただきありがとうございました。
設定の注意点まで確認が進んでいれば、サイトユーザーから内部ユーザーへのメンションができるようになっているはずです！
ちなみに、公式で案内されている方法もあります。

Salesforceヘルプ：サイトユーザが Chatter で内部ユーザをメンションできない

上記ヘルプに従った場合は、外部ユーザのユーザ名が公開されてしまう＝自社以外の代理店営業の名前が公開されてしまいますので注意してくださいね。
Experience Cloudの活用・導入でお困りの際はSurpassのSalesforceチームがご支援しますのでお気軽にお問い合わせください！

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