Salesforce 活動レコードのアーカイブ

活動レコード（Todoと行動）をレポートで表示したとき、1年以上前のレコードが反映されていないことがあります。

以下のスクリーンショットでは、活動のタイムラインには「過去の記録」という件名のTodoレコードが3件登録がされているのですが、検索条件を絞ったレポートを出したところ、1件しかでてこなかったのです。

これは、活動レコードがアーカイブされているのが原因です。
今回は、アーカイブ対象のレコードとその回避策についてみていきましょう。

－目次－

Salesforceの活動レポートは、表示スピードとパフォーマンスを向上させるために、古い活動をアーカイブして検索されるレコード数を減らしています。そのため、設定した期日からの経過日数が365日以上を上回る、完了したTodoレコードは表示されないようになっています。

アーカイブの対象となる活動レコードは下記の3つが挙げられます。

今回の場合、期日から365日以上経過していて、状況が完了になっていたため、レポートには表示されていないことが分かりました。

アーカイブされた活動レコードは、レポート以外にも非表示になる箇所があります。

アーカイブされた活動レコードは削除されたわけではないため、下記の箇所では表示されます。

回避策としては、3つ挙げられます。

Salesforceのサポートにアーカイブ期間の延長を依頼をすることで、最大10年まで延ばすことができます。10年以上にも設定できるそうですが、ビジネス上の強い理由を添える必要があり、必ずしも承認されるわけではなく、Salesforceのデータ管理上あまりお勧めはしません。

先に挙げたアーカイブ対象の条件から外れれば、表示されることになりますので、状況を「未完了」のままにしておけばレポートに表示されることにはなります。

しかしこちらも、1年以上未完了のままにしておくというのは、データ管理上正しい使用法ではないのでおすすめはできません。

活動レコードが作成された際、カスタムオブジェクトに同じ内容のレコードを作成して保管していくことで、過去のレコードは蓄積させることが可能です。

ToDoオブジェクトとの二重管理になってしまうため、管理には注意が必要です。

以上のことから1年以上前の活動レコードを貯めて見るより、1週間や1カ月単位でのレポートの分析をする方が、管理面においても良いと思います。

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