Salesforceレコード共有制限のポイント

今回はSalesforceのレコード共有について実際にいただいたお問い合わせも絡めて解説していきます！

Salesforceでレコードの情報閲覧制限ができるとは聞いたけど、難しすぎてよくわからない・・・！
アドミン試験の共有問題が難しすぎる！頭が爆発しそう！！
実際、試験に受かったはいいけどどのように使うのかは理解できていなくて不安・・・

皆さんはこんなお悩み、お持ちではないですか？
試験でも実業務でも、かなりポイントになるレコード共有についてこの記事で一緒に学んでいきましょう！

目次

１．基本的な考え方
２．要件と機能を照らし合わせてみる
　①組織の共有設定
　②ロール
　③共有ルール
３．最後に

１．基本的な考え方

Salesforceの共有設定の考え方は「隠したものを広げていく」が基本です！

例えば、部長以上の営業にだけ見せたいレコードがあったとします。
この例の場合Salesforceの設定では、以下の2ステップを踏んでいきます。

①レコードを全て非公開にする
②部長以上にだけレコードを表示する設定を行う

このような段階を踏んでいくので「特定のものだけ隠す」という要件に答えるには非常に難易度が高くなります。
この基本基準を抑えることが大きなポイントになります！
役職以外にも特定の条件に当てはまったとき、グループ単位、個人単位(手動)でレコードを公開することが可能です。

では、実際によくある要件と機能を照らし合わせていきましょう！

２．要件と機能を照らし合わせてみる

①組織の共有設定

組織の共有設定は、オブジェクト単位で組織全体のレコード公開非公開を設定する機能です。
先ほどの例に当てはめると「レコードを全て非公開にする」という設定に該当します。
こちらの設定は要件ベースというよりも、レコードの表示制御をしたいという要望をいただいた時には必ず使用する機能になります。
レコードの表示制御は組織の共有設定から始まるんだ！！と覚えておきましょう。

②ロール

🌟機能の説明

ロールは役職などユーザ(所有者)が所属する階層によって、レコードの閲覧権限を制御する機能です。
ロールを設定することで上司は部下のレコードは全て確認でき、部下は上司のレコードが一切見えないという状況を実現することができます。(図に例を示しています)
日本では少ないかもしれないですが、「まずは自分のやるべきことに集中！他の情報は取り入れないようにしよう！」というかなり成果中心の会社にはベストマッチするような機能として実装されています。

しかし・・・ロールは縦階層のみに作用し、横のつながりのレコード共有には一切関与しません。

そのため、ロールを組織図通りに設定すると他部署の情報が見られなくなってしまいます。
工夫次第で回避することは可能なので要件をよくよく聞きながら実装することが必要です。

🌟実際の要件

実際に頂いた要件でも「西日本と東日本の事業部で見られるデータを変えたい」「役職者が担当している案件は公開しないようにするにはどうしたらよいか」など所属組織ベースでのレコード共有設定で使用しました。

ロールは部署異動等で比較的メンテナンスが発生しやすく、運用との兼ね合いを考えて実装する必要があります。実装する際は慎重に情報整理しながら進めることをおすすめします！

③共有ルール

🌟機能の説明

共有ルールはある一定の条件や特定のグループ、ロールに向けてレコード共有を行いたいときに使用する機能です。

レコードに記載されている情報によってレコードを公開するような機能は意外と少ないので、覚えておくと柔軟に要件への対応ができるため便利な機能として覚えることをお勧めします！

🌟実際の要件

よく使われる要件としては「受注になった商談レコードを経理部に公開したい」「チェック項目がTRUEがついたレコードだけCSに情報を共有したい」「新人が所有しているレコードは人事の教育担当にも共有したい」などSalesforceの使用方法により様々です。

機能軸で見ると所有者やレコードの情報によって制御する方が覚えやすいですが、実際に使用した経験はロールとの組み合わせが多かったです。

同じ部署でもロールを細かく分けた場合、部署内での情報共有が不可能になってしまいます。
例えば、営業部1課と2課でロールを分けて設定した場合、営業部全ての情報を確認できるのは部長のみです。

この状態で部長から「課同士で情報交換をして案件を進めていくように！」という指示が出た場合、互いの情報がみえないので指示内容は達成できません。

じゃあロールの組み合わせ方を変えればよいのでは・・・？と思われるのではないでしょうか？

ただ、ダッシュボードやレポートなど他の機能もロールベースで使用している場合、ロール変更することでの影響が大きくなってしまいます。

なので今回の例の場合、共有ルールを使って2つの設定を行います。

（1）1課の課長以下のロールに所属しているユーザの情報は2課の課長以下に公開する
（2）2課の課長以下のロールに所属しているユーザの情報は1課の課長以下に公開する

この設定であれば既存組織への影響は少なく、情報公開の手間も大きくはかかりません。
また、部長のレコードは部下には見えないままです。

ここまでくるとかなり共有設定が複雑に感じてくるのではないでしょうか・・・？

基本はここまでの3つの条件を覚えておけばかなりいろいろな要件には対応できるようになっているはずです！
更に公開グループを使用すればロールにとらわれず会社独自のチームにレコード共有が可能です。

もっと柔軟に対応したい！という方は公開グループや手動共有も視野に入れて設定を考えていきましょう！

３．最後に

今回はSalesforceの難関、共有設定についてまとめや事例を含め紹介させていただきました！
整理することで改めて勉強になったので、皆さんのお悩み事が1つでも解決されていれば幸いです！！
Salesforce活用でお困りの方は、SurpassのSalesforceチームがご支援しますのでお気軽にお問い合わせください！

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