SalesforceとOutlookの連携方法比較

SalesforceとOutlookの連携を検討している方にとって、「Salesforce for Outlook」「Outlookインテグレーション」「Einstein活動キャプチャ」など、さまざまな選択肢があり、どれを選ぶべきか迷うことがあると思います。本記事では、それぞれの機能や違いを比較し、どのオプションが最適かを解説します！

1. Salesforce for Outlook

Salesforce for Outlookについてですが、アクションメニューは Summer ’21 で廃止され、製品の完全廃止は 2027 年 12 月に予定されています。

そのため、新規で導入する場合、次項の「Outlookインテグレーション」 もしくは「Einstein活動キャプチャ」を検討する必要があります。

2. Outlookインテグレーション

概要

Outlookインテグレーションは、主に、Outlook側からSalesforceのデータにアクセスしたいユーザーに適しています。

主な機能

サポート

• 新しいバージョンのOutlook（2013以降）をサポート。
• Salesforce ClassicとSalesforce Lightningの両方をサポート。

サイドパネル

Outlook内のサイドパネルからSalesforceの引先責任者や商談などのレコードを表示し、一部のSalesforce機能を利用できます。

手動ログ

OutlookからSalesforceへ、メール、連絡先 (取引先責任者)、イベント (行動) を手動で追加できます。

考慮事項

Outlookインテグレーションは、Microsoft Officeストアから入手できるSalesforce Outlookアドオンで利用できます。

しかし、企業によってはセキュリティポリシーが厳しく、指定されたアプリケーションやアドオン以外のインストールが制限されている場合があります。

こうした環境では、IT部門と協力してセキュリティ承認を得る必要があります。あるいは、セキュリティ要件を満たす他のツールの利用を検討することも一案です。 

3. Einstein活動キャプチャ

概要

Einstein活動キャプチャは、取引先責任者と行動（メールやイベント）をSalesforceと同期させたいユーザに適しています。 

主な機能

自動同期

OutlookからSalesforceへのメールやカレンダーイベントを自動で同期させることができます。

同期の制限

取引先責任者やイベントに対して個別に同期する・しないを設定することができます。

制限事項

Outlookインテグレーションのようなサイドパネル機能はありません。

どの機能を使うべきか？ワークシートを活用

Salesforceから下記ワークシートが公式に公開されています。

「Salesforce for Outlook Migration Worksheets (Salesforce for Outlook 移行ワークシート)」

リンク先のシートをご自身の Quip 文書または、Microsoft Excel や Google シートなどのスプレッドシートを編集する別のアプリケーションにコピーして利用できます。

廃止が決定しているSalesforce for Outlookからの移行をスムーズに行うためのワークシートですが、初めて導入する方もどのようなことを実現したいかによって機能を選ぶ参考になると思います。

ぜひご活用ください！

まとめ

Salesforce for Outlookはその機能の幅広さから多くのユーザーに利用されていましたが、廃止が決定されています。

今後は、OutlookインテグレーションとEinstein活動キャプチャの2つのツールを使い分けることが求められます。

Outlookインテグレーション・・・サイドパネルでOutlookの中でSalesforceデータにアクセスしたい場合に最適です。
Einstein活動キャプチャ・・・メールやイベントの自動同期を重視する場合に適しています。

これらのツールを目的に応じて活用し、SalesforceとOutlookの連携を効果的に行いましょう！

Salesforceの活用でお困り事がある方は、SurpassのSalesforceチームがご支援いたしますので、お気軽にご相談ください！

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